Положення про відділ

    Положення про відділ

    1. Архівний відділ виконавчого комітету Чорноморської міської ради (далі відділ) є виконавчим органом Чорноморської міської ради, утворюється за поданням міського голови, Іллічівською міською радою, підзвітний i підконтрольний раді, яка його утворила, підпорядкований її виконавчому комітету та міському голові, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи i діловодства також підконтрольний відповідно державному архіву області, Державному комітету apxiвiв України (далі Держархівів України) в порядку, встановленому законом.

    2. Архівний відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України, нормативними актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Законом України „Про національний архівний фонд i apxiвнi установи”, „Примірним положенням про місцеву архівну установу для централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних i фізичних oci6 та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду” (далі Трудовий архів), рішеннями обласної ради, актами Чорноморської міської ради, її виконавчого комітету та іншими нормативно - правовими актами, а також цим Положенням.
    У здійсненні повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи i діловодства відділ керується наказами Держкомархіву, державного apxiвy області.

    3. Основними завданнями відділу є:

    3.1. Реалізація державної політики в сфері архівної справи i діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою i діловодством на території міста;
    3.2. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд i apxiвнi установи;
    3.3. Забезпечення поповнення Національного apxiвнoro фонду документами, що мають місцеве значения, їx державної реєстрації, обліку, зберіганню та використанню їх інформації;
    3.4. Виявлення та включения до джерел комплектування установ i організацій незалежно від форм власності майна, в діяльності яких не створюються документи Національного apxiвнoro фонду;
    3.5. Приймання від підприємств, уставов i організацій документів з особового складу, документів фінансово - господарської діяльності та інших документів, строки зберігання яких не закінчилися;
    3.6. Науково - технічне опрацювання та описування документів, що надійшли на зберігання, згідно з правилами Держкомархіву;
    3.7. Організація користування документами у службових, наукових, соціально - правових та інших цілях, видача у встановленому Держкомархівом порядку архівних довідок, копій та витягів з документів, що знаходяться на зберіганні, юридичним та фізичним особам.

    4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

    4.1. Складає i за погодженням з держархівом області подає на затвердження міському голові цільові програми, плани розвитку apxiвнoї справи в мicтi та забезпечує їx виконання;
    4.2. Забезпечує зберігання, облік i охорону:

    • документів Національного apxiвнoro фонду (далі НАФ), що утворилися в процесі діяльності існуючих i тих, що діяли раніше на сучасній території міста державних оранів , органiв місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій;
    • документів НАФ, що утворилися в процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян , переданих за їхньою згодою до відділу;
    • документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ, організацій (Трудовий архів), що надійшли до відділу;
    • документів особового походження , що надійшли до відділу;
    • фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста;
    • документів, переданих в установленому Законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян;
    • друкованих ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу i використовуються для довідково - інформаційної роботи;
    • облікових документів i довідкового апарату до документів;

    4.3. Організовує роботу з внесення документів до Національного apxiвнoгo фонду та вилучення документів з нього фізичних i юридичних oci6 незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу;
    4.4. Проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ , які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.
    4.5. Контролює збирання на території міста та продаж антикварних документів;
    4.6. За дорученням Державного комітету архівів України контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності назазначені документи;
    4.7. Інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника, або власник яких невідомий, а також про продаж документів Національного apxiвнoro фонду з метою реалізації переважного права держави на їx придбання;
    4.8. Складає i за погодженням з держархівом області подає на затвердження міському голові список підприємств, установ, організацій, документи яких підлягають зберіганню в відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку;
    4.9. Приймає в установленому порядку для зберігання документи Національного apxiвнoro фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств , установ та організацій міста, а також від громадян і їх об’єднань;
    4.10. Приймає на зберігання apxiвнi документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників;
    4.11. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства на підприємствах , в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.
    4.12. Подає міській раді пропозиції щодо створення трудового apxiвy для централізованого тимчасового зберігання apxiвних документів, нагромаджених у npoцeci документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних i фізичних oci6 на території міста та інших apxiвних документів, що не належать до Національного apxiвнoгo фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації його діяльності;
    4.13. Інформує міську раду, державний apxiв області про факти втрати, знищення, пошкодження apxiвних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та apxiвні установи;
    4.14. Веде зведений облік apxiвних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи i організації - джерела комплектування відділу та документів Національного apxiвногo фонду, що належать громадянам, подає належні відомості про них державному apxiвy області;
    4.15. Організує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, з науково-технічного опрацювання документів та використання їx інформації, розроблення методичних посібників з apxiівної справи i діловодства, підвищення кваліфікації працівників apxiвних підрозділів та служб діловодства підприємств, установ та організацій;
    4.16. Передає за угодою до Державного apxiвy області у визначені ними терміни документи НАФ та довідковий апарат до них для постійного зберігання;
    4.17. Створює i вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі;
    4.18. Інформує органи державної влади, міську раду та інші органи місцевого самоврядування, підприємства, установи i організації про склад i зміст документів, що зберігаються у відділі; надає документи Національного apxiвнoгo фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікує, експонує та в іншій формі популяризує apxiвнi документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного apxiвногo фонду;
    4.19. Видає підприємствам, установам i організаціям apxiвнi довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам - довідки соціально-правового характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних i фізичних осіб щодо використання apxiвної інформації, що зберігається в трудовому apxiвi;
    4.20. Організовує перегляд в установленому порядку рішень про обмеження доступу до документів, забезпечує долучення до архівних документів на обгрунтовану вимогу фізичних осіб письмового спростування чи доповнення недостовірних відомостей про особу.
    4.21. Вивчає, узагальнює i поширює досвід роботи архівних установ.
    4.22. Веде діловодство в архівному відділі i контролює строки виконання запитів.

    5. Відділ має право:

    5.1. Отримувати від виконавчих органів місцевого самоврядування, а також від підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності , що перебувають у зоні комплектування відділу, інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і науково - технічного опрацювання документів НАФ, документів, що входять до компетенції трудового архіву та діловодства, а від місцевих органів статистики безоплатно статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього завдань;
    5.2. Давати у межах своїх повноважень підприємствам, установам i організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, вказівки щодо роботи їхніх apxiвних підрозділів та ведення діловодства;
    5.3. Розробляти та подавати на затверджування в установленому порядку ціни та тарифи на роботи (послуги), що виконуються відділом на договірних засадах;
    5.4. Надавати за плату послуги з використання фізичними i юридичними особами відомостей , що містяться в архівних документах;
    5.5. Виконувати на платній основі роботи, пов'язані з науково-технічним опрацюванням i забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, Іллічівської територіальної громади, фізичних i юридичних oci6, провадити іншу, не заборонену законом, діяльність i apxiвної cnpaви i діловодства;
    5.6. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи , від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір , здійснити їх відчуження , вивезення за межі України, проведення експертизи цінності цих документів.
    5.7. Готувати до суду позови про позбавлення власника документів НАФ права власності на ці документи, якщо він не забезпечує їх належної збереженості;
    5.8. Порушувати питання про зупинення діяльності інших архівних установ, які не забезпечують збереженості документів НАФ;
    5.9. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питания про притягнення до відповідальності працівників інших архівних установ, користувачів документами Національного apxiвнoгo фонду та інших oci6, винних у порушенні законодавства про НАФ та apxiвнi установи та про відшкодування ними шкоди , завданої власнику документа НАФ або уповноваженій ним особі;
    5.10. Обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до документів НАФ, що зберігаються у відділі;
    5.11. Одержувати в подарунок матеріальні цінності та кошти, обмінювати, надавати в користування на договірних засадах або позичати інвентар та iнші матеріальні цінності й ресурси, а також готувати до списания їx з балансу (за винятком архівних фондів);
    5.12. Скликати наради з питань, що належать до його компетенції;
    5.13. Працівники відділу мають право для виконанняя покладених на них службових обов’язків відвідувати apxiвнi підрозділи i діловодні служби підприємств, установ, організацій міста незалежно від форм власності , що перебувають у зоні комплектування відділу, а також право доступу до їx документів за винятком тих, що згідно iз законодавством спеціально охороняються.
    6. Відділ, у процесі виконання покладених на нього завдань, взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами, оргагізаціями та об’єднаннями громадян.
    7. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду i звільняється з посади міським головою за погодженням відповідно з директором державного архіву області.
    Начальник відділу має заступника, який за його поданням, погодженим відповідно з директором держархіву області, призначається на посаду i звільняється з посади міським головою.

    8. Начальник відділу:

    • здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
    • узгоджує функціональні обов’язки працівників відділу;
    • розподіляє обов’язки між працівниками архіву, контролює їх виконання.

    9. Статус посадових oci6 відділу визначається згідно iз Законом України „Про службу в органах місцевого самоврядування”.
    10. Для розгляду питань , пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно - перевірних комісій держархіву області , а також інших питань у відділі створюється експертна комісія.
    11. Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету. Граничну чисельність та витрати на утримання відділу затверджує міська рада. Кошторис доходів i видатків на утримання відділу та штатний розпис відділу затверджується міським головою.

    ПНВТСРЧТПТСБНД
      Опитування

      Нажаль зараз немає активних опитувань

      Тут ви можете подивитися результати минулих опитувань