КАРТКА ДОКУМЕНТА
Про затвердження Інструкції з діловодства в Іллічівській міській раді таїї виконавчому комітеті
Тип документу
Рішення виконавчого комітету
Ідентифікаційний номер
B089A758-F261-4232-8CE6-74E6E86EBB81
Номер рішення
550
Версія
1
Мова інформації
Українська
Формат набору данних
—
Формат стиснення
—
Розпорядник інформації
—
Відповідальна особа
—
Email відповідальної особи
—
Зміст документу
Ключовi слова:
Перше оприлюднення
03.09.2012
11:26
Останні зміни
26.08.2016
13:53
Дата прийняття
03.09.2012
Частота оновлення
Щоразу при оновленні
УКРАЇНА
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
ІЛЛІЧІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
ОДЕСЬКА ОБЛАСТЬ
Р і ш е н н я
30.08.2012р. № 550
Про затвердження Інструкції з діловодства в Іллічівській міській раді та її виконавчому комітеті
З метою встановлення та дотримання єдиних вимог до документування управлінської інформації, організації роботи з документами, відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року №1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» та керуючись статтею 52 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”,
виконавчий комітет Іллічівської міської ради вирішив:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Іллічівській міській раді та її виконавчому комітеті (додається).
2. Керуючому справами виконавчого комітету (Лубковський І.А.) забезпечити вивчення і дотримання вимог Інструкції з діловодства в Іллічівській міській раді та її виконавчому комітеті керівниками та працівниками управлінь, відділів та служб Іллічівської міської ради.
3. Керівникам управлінь, відділів та служб Іллічівської міської ради в місячний термін привести систему діловодства у відповідність до положень Інструкції з діловодства в Іллічівській міській раді та її виконавчому комітеті.
4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на керуючого справами Лубковського І.А.
Міський голова В.Я.Хмельнюк
Додаток до рішення
виконавчого комітету
Іллічівської міської ради
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Іллічівській міській раді та її виконавчому комітеті
1. Інструкція з діловодства в Іллічівській міській раді та її виконавчому комітеті (далі – Інструкція) встановлює загальні положення щодо документообігу Іллічівської міської ради та її виконавчого комітету, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.
3. Відповідальність за організацію діловодства несе керуючий справами виконавчого комітету Іллічівської міської ради.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, актах центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі — акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі — запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно-правових актів відповідають міський голова, перший заступник міського голови, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради згідно з розподілом функціональних обов’язків.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів в управліннях, відділах, службах Іллічівської міської ради відповідають їх керівники.
4. Поточна організація документообігу Іллічівської міської ради покладається на організаційний відділ.
5. Поточна організація документообігу виконавчого комітету Іллічівської міської ради та Іллічівського міського голови покладається на загальний відділ.
6. Основним завданням організаційного та загального відділів під час поточної організації документообігу є забезпечення єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами.
7. Організаційний та загальний відділи відповідно до покладених на них завдань:
- спільно з архівним відділом розробляють номенклатуру справ;
- здійснюють реєстрацію та ведуть облік документів;
- організовують документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до архівного відділу;
- забезпечують впровадження та контролюють дотримання виконавчими органами Іллічівської міської ради вимог Інструкції, регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію;
- вживають заходів до зменшення обсягу службового листування між виконавчими органами Іллічівської міської ради та підприємствами, установами, організаціями, комунальної форми власності;
- беруть участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства;
- здійснюють контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у виконавчих органах Іллічівської міської ради;
- забезпечують дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
- проводять аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
- організовують збереження документаційного фонду Іллічівської міської ради та її виконавчого комітету та користування ним;
- ініціюють та беруть участь в організації підвищення кваліфікації працівників виконавчих органів Іллічівської міської ради з питань діловодства;
- засвідчують печаткою документи, підписані Іллічівським міським головою, його заступниками, секретарем міської ради, керуючим справами;
- організовують засвідчення копій рішень Іллічівської міської ради, рішень виконавчого комітету Іллічівської міської ради, розпоряджень Іллічівського міського голови, документів, які стали підставою їх прийняття, договорів та угод, що укладаються від імені Іллічівської міської ради та виконавчого комітету Іллічівської міської ради виключно після їх схвалення юридичним відділом.
8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.
9. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, положеннями про управління, відділи, служби та їх структурні підрозділи.
10. Проекти рішень Іллічівської міської ради, рішень виконавчого комітету Іллічівської міської ради, розпоряджень Іллічівського міського голови, договори та угоди, що укладаються від імені Іллічівської міської ради та виконавчого комітету Іллічівської міської ради готуються виключно управліннями, відділами, службами Іллічівської міської ради та їх структурними підрозділами, а також комунальним підприємствами в межах, визначених їх статутною діяльністю.
11. У виконавчих органах міської ради визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.
12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, рішення, протокол, наказ тощо), зумовлюється правовим статусом органу, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).
13. Документ повинен відповідати положенням чинного законодавства України та спрямовуватись на виконання покладених завдань і функцій.
14. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
15. Документи, які створюються в процесі поточної діяльності міської ради, її виконавчого комітету, міського голови, управлінь, відділів, служб Іллічівської міської ради повинні відповідати вимогам чинного законодавства України.
16. Іллічівська міська рада, її виконавчий комітет, Іллічівський міський голова, управління, відділи, служби Іллічівської міської ради здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
17. Оформлення документів та їх виготовлення здійснюється за допомогою друкувальних засобів.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
18. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами чинного законодавства України.
19. Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.
Рішення про необхідність обліку бланків, їх види, визначення осіб, які персонально відповідають за облік, зберігання та використання бланків, приймається Іллічівським міським головою окремо.
20. Внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) можуть оформлюватись не на бланках.
21. Виконавчі органи Іллічівської міської ради можуть мати окремі бланки. Дані бланки повинні відповідати вимогам чинного законодавства України.
Загальні вимоги до створення документів
22. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники виконавчих органів міської ради оформляють їх з урахуванням вимог чинного законодавства України і цієї Інструкції.
23. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік.
Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
24. Резолюція — це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка обіймає вищу або рівну посаду.
На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту “Адресат” паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
У разі, коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.
25. Додатки до документів, крім додатків до листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
26. Додатки до документів можуть бути таких видів:
- додатки, що затверджуються розпорядчими документами (рішення, розпорядження тощо);
- додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
- додатки, що надсилаються із супровідним листом.
27. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами, проставляється гриф “Додаток”.
На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка.
28. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до прийнятих рішень Іллічівської міської ради підписуються секретарем Іллічівської міської ради.
Додатки до прийнятих рішень виконавчого комітету Іллічівської міської ради та розпоряджень Іллічівського міського голови підписуються керуючим справами виконавчого комітету Іллічівської міської ради.
29. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
30. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях про виконавчі органи міської ради, положеннях про їхні структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов’язків між керівником та його заступниками тощо.
31. Заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради підписують документи з урахуванням розподілу обов’язків між ними.
32. Документи, що надсилаються на адресу керівників органів державної влади, народних депутатів України, органів місцевого самоврядування, а також відповіді на звернення громадян, які відповідно до закону розглядаються міським головою особисто, підписуються міським головою або за його відсутності – виконуючим обов’язки міського голови.
33. Документи, що надсилаються від імені Іллічівської міської ради або її виконавчого комітету підписуються заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради з урахуванням розподілу обов’язків між ними.
34. Документи, що надсилаються від імені управлінь, відділів, служб Іллічівської міської ради підписуються начальником або заступником начальника.
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів і прізвища.
35. У разі надсилання документа одночасно кільком адресатам, підписуються всі його примірники.
36. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), — двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.
37. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
38. Прізвище та ініціали працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа.
39. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
40. Проекти рішень Іллічівської міської ради, рішень виконавчого комітету Іллічівської міської ради, розпоряджень Іллічівського міського голови, договорів та угод, що укладаються від імені Іллічівської міської ради та виконавчого комітету Іллічівської міської ради готуються управліннями, відділами, службами Іллічівської міської ради виключно в межах повноважень, що визначені в положеннях про відповідні управління, відділи, служби.
41. Проекти рішень Іллічівської міської ради, рішень виконавчого комітету Іллічівської міської ради, розпоряджень Іллічівського міського голови, договорів та угод, що укладаються від імені Іллічівської міської ради та виконавчого комітету Іллічівської міської ради підлягають обов’язковому візуванню спеціалістами юридичного відділу.
Відповідно до Закону України “Про доступ до публічної інформації” публічна інформація у формі відкритих даних (відкриті дані) оприлюднюється для вільного та безоплатного доступу до неї. Відкриті дані дозволені для їх подальшого вільного використання та поширення. Будь-яка особа може вільно копіювати, публікувати, поширювати, використовувати, зокрема в комерційних цілях, у поєднанні з іншою інформацією або шляхом включення до складу власного продукту відкриті дані з обов’язковим посиланням на джерело їх отримання. Умовою будь-якого подальшого використання відкритих даних є обов’язкове посилання на джерело їх отримання (у тому числі гіперпосилання на веб-сторінку відкритих даних розпорядника інформації).
| ПН | ВТ | СР | ЧТ | ПТ | СБ | НД |
Нажаль зараз немає активних опитувань
Тут ви можете подивитися результати минулих опитувань
