Положення про відділ

    Положення про відділ

    ПОЛОЖЕННЯ

    про архівний відділ виконавчого комітету Чорноморської міської ради

    Одеського району Одеської області

    (у новій редакції)

     

    1. Архівний відділ виконавчого комітету Чорноморської міської ради Одеського району Одеської області (надалі – відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету Чорноморської міської ради Одеського району Одеської області.

    2. Відділ підзвітний та підконтрольний Чорноморській міській раді ради Одеського району Одеської області, підпорядкований її виконавчому комітету і міському голові, а з питань здійснення делегованих їм повноважень органів виконавчої влади - також підконтрольний відповідним органам виконавчої влади. Загальне керівництво і контроль за діяльністю    відідлу здійснюється відповідно до рішення міської ради «Про  розподіл посадових обов'язків між секретарем ради, заступниками міського голови,  керуючим справами».

    3. У своїй діяльності архівний відділ керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та положенням про архівний відділ. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, Державного архіву області.

    4. Функціонування архівного відділу здійснюється за рахунок коштів міського бюджету.

    5. Основними завданнями архівного відділу є:

    1) здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста;

    2) координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі - юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - Трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства;

    3) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

    4) забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;

       5) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

    6. Архівний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

    1) складає і за погодженням з Державним архівом області подає для затвердження в установленому порядку проекти міських програм, планів розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;

    2) забезпечує зберігання, облік і охорону:

    документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих архівному відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста;

    документів особового походження;

    друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

    облікових документів і довідкового апарату до них;

    3) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього;

    4) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування;

    5) інформує Державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

    6) веде облік юридичних і фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків;

    7) подає на затвердження Державному архіву області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

    8) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

    9) веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи Державному архіву області;

    10) надає на договірних засадах послуги підприємствам, установам та організаціям з упорядкування документів та використання відомостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з архівної справи та діловодства;

    11) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

    12) видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї;

    13) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів;

     14) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) Державним архівом області, архівним відділом виконавчого комітету  міської  ради;

    15) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;

     16) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;

    17) забезпечує відповідно до умов, визначених Укрдержархівом, тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території міста ;

    18) проводить експертизу цінності архівних документів, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу відповідної районної, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій акти про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;

    19) веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;

    20) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів Трудового архіву;

    21) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;

         22) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;

         23) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;

    24) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;

    25) видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;

         26) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;

        27) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

    7. Архівний відділ має право:

    1) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

    2) отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

    3) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

    4) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

    5) порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

    6) порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;

    7) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.

    8) одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан упорядкування документів та інші необхідні відомості для роботи;

    9) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;

    10) укладати договори, угоди з юридичними особами та фізичними особами - підприємцями, що не суперечать чинному законодавству, а також цьому Типовому положенню;

    11) приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;

    12) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом;

    13) брати участь у нарадах, які проводить ліквідаційна комісія (ліквідатор), архівний відділ виконкому Чорноморської міської ради  в разі розгляду на них питань роботи з документами Трудового архіву.

    Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.

    8. Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

    9. Начальник архівного відділу:

    1) організовує діяльність архівного відділу, персонально відповідає за виконання покладених на архівний відділ завдань;

    2) розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання;

    3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

    4) проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архівного відділу;

    5) видає у межах компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;

    6) представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.

    Начальник архівного відділу здійснює інші повноваження відповідно до положення про архівний відділ, а також завдань, покладених на нього рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови.

    10. Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються керуючим справами виконавчого комітету.                                                              

    11. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії до Державного архіву області в архівному відділі створюється постійно діюча експертна комісія.

    12. Граничну чисельність, штатний розпис, фонд оплати праці працівників архівного відділу визначає міська рада на підставі пропозицій міського голови у межах відповідних бюджетних призначень.

    ПНВТСРЧТПТСБНД
      Опитування

      Нажаль зараз немає активних опитувань

      Тут ви можете подивитися результати минулих опитувань